15 jun 2020 Videobellen? Zó doe je dat efficient!

Videobellen. Wie in januari had gezegd dat we op grote schaal op die manier met elkaar zouden gaan communiceren, was voor gek versleten. Door omstandigheden is echter contact op afstand een absolute ‘must’ geworden. Maar hoe communiceer je als ondernemer snel en efficiënt met je klanten en je medewerkers? Videobellen is een blijvertje. En als we de kenners moeten geloven zitten we de komende jaren nog vast aan social distancing. Met veel thuiswerken als gevolg. Op welke wijze mag je de komende tijd je klanten ontvangen? Dat vraagt ook om aanpassingen. Wat is bijvoorbeeld een handige werkwijze voor overleg met je thuiswerkende medewerkers? Hoe verdeel je de taken? Maar even belangrijk: Hoe houd je een warm contact met je klanten en relaties? Bellen, appen, mailen of videobellen?

Videobellen is de belangrijkste ontwikkeling die de afgelopen maanden noodgedwongen is ontstaan. Er zijn verschillende mogelijkheden om te videobellen: Microsoft Teams, Zoom, Skype, Facetime, Google Hangouts etc.

Hoe ga je effectief om met videobellen?

Goede voorbereiding
Zorg voor een goede voorbereiding en stuur op tijd de link voor een uitnodiging om te videobellen. Je medewerkers moeten weten hoe laat de meeting begint en wat er op de agenda staat. Geef ook aan wat je aan inbreng van je medewerkers verwacht. Wil je videobellen met een klant, kondig dit dan tijdig aan via mail of app. Geef ook aan waarover je wil spreken. Zoek altijd een aparte en rustige ruimte om te videobellen.

Alleen videobellen
Volg een meeting alleen. Bel je met meerdere klanten of medewerkers zorg dan dat iedereen een eigen scherm heeft. Meerdere personen via één scherm is lastig te volgen voor de andere deelnemers.

Werkmodus aan
Zorg dat je in de ‘werkmodus’ staat. Het volgen of leiden van een bijeenkomst via videobellen gaat het beste als je geconcentreerd en gefocust bent. De andere partij merkt het meteen als je bijvoorbeeld zit te appen.

Gespreksleider
Geef vooraf aan wie de gespreksleider is van het videobellen en spreek een code af. Velen gebruiken opsteken van de hand als signaal aan de gespreksleider om iets te zeggen. Zet het geluid op mute en wacht op de toestemming. Ga niet gelijk spreken, door de vertraging op de lijn ontstaat er een spraakverwarring.

Maak videobel-regels
Zet je telefoon of iPad uit, dat geldt ook voor andere zaken die kunnen afleiden. Blijf in een actieve houding zitten als de ander aan het woord is. Wees enthousiast en praat meer met je handen. Dat geldt ook als je met klanten spreekt. Zet als je klaar bent met spreken het geluid weer op mute.

Einde gesprek
De gespreksleider geeft aan wanneer de vergadering eindigt en stuurt een to-dolijst aan de deelnemers. Bel je op eigen initiatief met een klant, mail dan eventueel na afloop een korte samenvatting van wat er is besproken.

Houd contact
Met je medewerkers en klanten. Ook individueel. Het hoeft niet altijd in groepsverband. Tijdens de een-op-een-sessie kan het gesprek wat losser plaatsvinden, alsof je bij het koffieapparaat staat. Sluit het gesprek positief af en maak eventueel een afspraak voor een volgende gelegenheid.