16 mrt 2021 Whatsapp; houd het zakelijk!

Gemak dient de mens. Voor ondernemers gebeurt het doorsturen van een offerte, gemaakte afspraken of het bevestigen van een order steeds vaker via Whatsapp. Het is een makkelijk en snel medium, maar op zakelijk gebied is het ook oppassen. Wat zijn de belangrijkste zakelijke richtlijnen voor Whatsapp? Dat Whatsapp inmiddels een populaire manier is om te communiceren met je klanten is heel begrijpelijk. Het is een laagdrempelige en veelgebruikte manier om het contact met je klanten te onderhouden. Omgekeerd maken ook je klanten regelmatig gebruik van de chatapp.

Houd het zakelijk
Een van de belangrijkste spelregels voor het zakelijk gebruik van de populaire chatapp is: houd het zakelijk. De manier waarop je met je vrienden appt over van alles en nog wat, is not done in het zakelijk contact. Je klanten zitten niet te wachten op berichten die op een jolige en luchtige toon zijn geschreven. Communiceer dus zakelijk en concreet, zoals je dat via de e-mail doet.

Duimpjes en gifjes
Geef je WhatsApp en berichten een zakelijke uitstraling. Gebruik het logo van je bedrijf of een goede zakelijke profielfoto. Ben daarnaast terughoudend met het gebruik van emoji’s (duimpjes, smileys, gifjes, filmpjes etc.) en straattaal. Ook privéfoto’s zijn minder gepast en leiden de aandacht alleen maar af.

Alles draait om de inhoud
Het gaat natuurlijk om de inhoud van het appje. Je deelt via de zakelijke app belangrijke zaken die je klanten moeten weten. De informatie moet ook iets urgents in zich hebben, want dat is het karakter van het communicatiemiddel. Voor het verspreiden van nieuwtjes is de zakelijke WhatsApp minder geschikt, tenzij het zakelijk is natuurlijk.

Snelheid
Bij WhatsApp draait alles om snelheid. Ontvang je een bericht of een vraag van een klant via WhatsApp dan rekent de klant ook op een snel antwoord. Staan de blauwe vinkjes aan, dan kan de klant bovendien zien dat het appje is ontvangen en gelezen.

Lees altijd je appje nog even na voordat je het verstuurt. Voordat je het weet, verzend je een ongenuanceerd antwoord. Of erger: naar de verkeerde persoon. Dat gaat ten koste van de goede relatie met de klant.

Pak de telefoon
Het dagelijks gebruik van WhatsApp in zakelijke communicatie is bijna niet meer weg te denken. Maar het is oppassen geblazen: woorden komen in appjes of e-mails harder over dan ze ongetwijfeld zijn bedoeld. Om misverstanden te voorkomen: pak de telefoon. Een persoonlijke toelichting doet wonderen.