14 sep 2020 Zakelijke mails: het is de toon die de muziek maakt

Dagelijks versturen we over van alles en nog wat talloze mails. Het is een laagdrempelige en snelle manier van communiceren. Niet alleen op het werk, maar ook privé. Daardoor raken de toon en het taalgebruik van de mails steeds losser. Zeker bij zakelijke mails kan dat soms leiden tot misverstanden. Waar moet je opletten bij een zakelijke mail? Geachte heer of mevrouw. Toen er nog brieven – met vulpen – werden geschreven was dit een heel normale aanhef. Gevolgd door een formele tekst. Na de nodige controles ging de brief vervolgens op de post naar je klant of zakenrelatie. Die tijden zijn voorgoed voorbij.

Snel en efficiënt
Met de introductie van email is de inhoud en toon aangepast aan het medium: snel en efficiënt. Het formele geachte heer/mevrouw is vervangen door: hoi of hallo, met of zonder toevoeging van een naam. Ongeacht aan wie de mail wordt gestuurd.
Van het bericht op het kille scherm is evenwel niet af te lezen hoe bepaalde teksten zijn bedoeld of geïnterpreteerd moeten worden. Intonatie, nuance en lichaamstaal van de afzender ontbreken. De kans dat je de ontvanger met een losse opmerking tegen de schenen schopt is dus groot.

Tip 1: Lees de email nog een keer goed door voordat je deze verzendt. Je kunt de tekst altijd nog aanpassen, nadat je op verzenden hebt gedrukt, is er geen weg meer terug.

Niet te luchtig
Duimpje omhoog, smiley met een lach, een champagnefles met klinkende glazen bij een succesvol gesloten deal. Het gebruik van emoji’s is populair. De toon ervan is luchtig en daardoor kan de ontvanger op het verkeerde been worden gezet. In dat geval moet je er nog een corrigerende mail achteraan sturen, al dan niet met smiley met zweetdruppel van schaamte op het voorhoofd.

Tip 2: Houd de toon in een zakelijke mail formeel. Gebruik een degelijke aanhef (geachte heer Janssen, beste Hans), afsluiting (met vriendelijke groet) of woordkeus (niet te formeel, maar ook niet te los). Na het antwoord van je zakenrelatie kun je de schrijfstijl nog versoepelen.

Adviezen
Voor het goed opstellen van een zakelijke mail, bestaan geen spelregels. Wel adviezen: Volg je gevoel, schat goed in met wie je te maken hebt en verdiep je in de persoon.

Tip 3: Geef gaandeweg de zakelijke relatie wat meer stemming aan de tekst. Speel in op de vakantie, winst van zijn of haar favoriete voetbalclub of het bezochte popconcert. Dat werkt nog het beste.